Digital verpflichtet ... zu Klarheit, Fokus, Qualität in Inhalt und Präsentation

Wie in vielen Bereichen des gesellschaftlichen und beruflichen Lebens hat die Corona-Pandemie Trends und Transformationen radikal beschleunigt. So werden in der Veranstaltungsbranche aktuell fast ausschliesslich digitale Kommunikationsformate eingesetzt.

Die Erkenntnis aus der Erfahrung der letzten Jahre: Digitale Events bieten im sich auflösenden Verhältnis von Zeit und Raum konkrete Potenziale wie z. B. die Chance auf höhere Reichweiten, flexiblere unkonventionelle Kommunikationsmöglichkeiten, kürzere Abläufe bei höherer Intensität, dank Datenanalyse konkretere Auswertung und schnellere Weiterentwicklung, während negative Umweltfaktoren drastisch reduziert, Kosten im Bereich der Logistik eingespart und in die Bearbeitung und Präsentation der Inhalte investiert werden können.

Digitales wird bei Events auch nach der Corona-Krise ein fester Bestandteil bleiben. Es wird zukünftig keine Präsenzveranstaltungen ohne digitale Komponenten mehr geben, da der Nutzen sich klar manifestiert hat.

Neu entwickelte, digitale Formate sind skalierbar, wiederverwertbar und mit überschaubarem Mehraufwand zur Kampagne ausbaubar.

«Digitale Formate haben ökonomische, organisatorische und ökologische Vorteile, sie sparen beispielsweise Zeit und Kosten bei Reisen und Übernachtung.» (Detlef Altenbeck, Inszenierung und Dramaturgie für gelungene Events, Springer Gabler, Mai 2021)

In Planung, Durchführung und Nachbearbeitung digitaler Events gibt es gravierende Unterschiede zu Präsenzveranstaltungen.

Durch die deutliche Reduktion der spontanen Sinneseindrücke, die man bewusst und unbewusst während einer Präsenzveranstaltung aufnimmt, liegt beim digitalen Event der Fokus überproportional auf dem Inhalt der Veranstaltung.

Wie bei klassischen Events auch müssen bei einem Digitalevent die wichtigen Fragen nach Zweck, Zielgruppe, Content und Ablauf des Events beantwortet werden. Jedoch ist diesen Punkten bei einer digitalen Veranstaltung aus oben genannten Gründen noch deutlich mehr Bedeutung zuzumessen. Die Punkte müssen exakter durchdacht und klarer definiert werden, um die Aufmerksamkeit der Teilnehmer*innen zu gewinnen und zu halten. Aufmerksamkeit ist die Währung, der Goldstandard in der Planung und Umsetzung digitaler Events.

In diesem Zusammenhang ist es unerlässlich, seine Zielgruppe und deren Bedürfnisse noch genauer zu studieren, den Nutzen für sie klar zu formulieren und sie kompromisslos in den Mittelpunkt zu stellen – sonst schalten sie ab.

Eine klare Zielsetzung des Events, die Definierung der zu transportierenden Inhalte setzt den Ausgangspunkt für eine Reihe von Überlegungen, die unbedingt in einer festen Reihenfolge vom «Warum» über das «Wie» bis zum «Was» zu betrachten sind:

1. Warum? Den Zweck definieren Konzept und Leitgedanke.
2. Wie? Welche Strategie, welches Format, welche Dramaturgie führen zum Ziel?
3. Was? Welcher Content, welche Tools sind wann und für wen relevant?

Um ein digitales Event zum erwünschten Erfolg zu führen, ist die Präsentationsqualität der entscheidende Faktor. Es braucht gute Geschichten und starke Bilder, die die Teilnehmer*innen fesseln und für ein nachhaltiges Erlebnis und eine lebhafte Erinnerung sorgen. Je emotional ansprechender und sinnlich erfahrbarer die Präsentation gestaltet wird, desto grösser die Aufnahmewirkung und langfristiger die Verarbeitungstiefe der Inhalte bei den Teilnehmer*innen. Hier erklärt sich wiederum, warum die genaue Kenntnis der Zielgruppe erfolgsentscheidend ist.

Es empfiehlt sich also, das eingesparte Budget in die Bereiche Inhalt und Dramaturgie zu investieren, um zum gewünschten Ergebnis zu kommen.

Zudem ist die genauere Auseinandersetzung mit inhaltlichen Fragen und deren aufwändigere digitale Aufarbeitung eine Investition in die Zukunft, da sich die Inhalte leicht wieder- und weiterverwerten lassen.

«Ich bin sehr gespannt, wie das Ergebnis sein wird, weil, wenn man da mehr investiert, mit grösseren Kamerateams, besseren Optiken, gutem Licht, guter Regie vorbereitet, auch mehr produziert und nicht nur mitschneidet, dann merkt man diese Qualität natürlich im Ergebnis. Aber du musst es dir auch leisten können, und da experimentieren wir gerade mit den unterschiedlichen Möglichkeiten, etwas digital zu übertragen.» (Christoph Lieben-Seutter, Generalinten- dant der Elbphilharmonie Hamburg, im m.next Podcast, 2021)

Social Media bietet die Möglichkeit, einem digitalen Event bereits in der Vorbereitung zu mehr Reichweite zu verhelfen. Je nach Unternehmen und Zielgruppe muss der passende Kanal-Mix gefunden werden, über den bestehende und neue Kontakte individuell angesprochen und eingeladen werden können. Die systematische persönliche Ansprache von Personen aus der gewünschten Zielgruppe mit der klaren Formulierung von Zweck und Mehrwert des Events für die jeweilige Person hilft die Reichweite zu erhöhen, neue Kontakte zu generieren und individuelle Dialoge zu führen.

In der Nachbereitung des digitalen Events bietet die Analyse des Verhaltens der Teilnehmer*innen durch den Einsatz von Big Data und KI einen weiteren riesigen Vorteil gegenüber der Präsenzveranstaltung. Über die schon in der Vorbereitung genutzten Social-Media-Kanäle können die Kontakte mit nützlichen weiterführenden Informationen an das Unternehmen gebunden werden, was auch in der Nachbereitung eine deutliche Erhöhung der Reichweite mit sich bringt. Die Kontakte können ins firmeneigene Customer Relationship Management (CRM) digital eingespeist und weiterverwendet werden. Des Weiteren ermöglicht die Kommunikation via Social Media einen Austausch auf Augenhöhe – ein strategischer Paradigmenwechsel, der zusätzlich Crowdsourcing-Potenziale aufmacht. Zudem ermöglicht die unmittelbare Vernetzung von Kunden und Partnern weitere Synergieeffekte.

Ein digitaler Baustein, der die Teilnehmer*innen eines digitalen Events emotional anspricht und länger bindet, ist Gamification. Dabei werden Elemente aus dem Game Design in ein anderes digitales Umfeld übertragen, um mit Hilfe eines spielerischen Zugangs einen sinnlicheren und nachhaltigeren Umgang mit der Materie zu ermöglichen. So können beispielsweise Inhalte spielerisch eröffnet, zufällige und spontane Kontakte untereinander geschaffen oder Wartezeiten überbrückt werden. Zusätzlich bieten Gamification, Big Data und KI den Veranstalter*innen die Möglichkeit, nachzuvollziehen, ob die Key-Performance-Indikatoren erreicht wurden, wen was konkret interessierte, bzw. wie die einzelnen Inhalte bei bestimmten Teilnehmer*innen ankamen und wie lange sie jeweils am Thema blieben.